Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracownika jest kluczowym obowiązkiem każdego pracodawcy, wynikającym bezpośrednio z przepisów prawa pracy. Dokumentacja ta stanowi zbiór informacji o zatrudnieniu i przebiegu kariery zawodowej danej osoby w firmie. Odpowiednie zarządzanie aktami osobowymi zapewnia zgodność z prawem, chroni interesy zarówno pracodawcy, jak i pracownika, a także ułatwia procesy związane z kontrolami czy też przyszłymi świadczeniami emerytalnymi. Akta osobowe dzielą się na pięć części, z których każda zawiera specyficzny zakres danych.
Część A akt osobowych: Dokumentacja związana z ubieganiem się o zatrudnienie
Ta sekcja akt osobowych gromadzi dokumenty, które pracownik dostarczył w związku z procesem rekrutacyjnym oraz nawiązaniem stosunku pracy. Znajdują się tu przede wszystkim: podanie o zatrudnienie lub skierowanie do pracy, kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, CV i listy motywacyjne, a także inne dokumenty, których pracodawca żądał od kandydata. Należy pamiętać, że kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie zawiera dane takie jak imię i nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer PESEL, a także informacje o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. W tej części akt powinny znaleźć się również kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, jeśli pracownik je przedstawił.
Część B akt osobowych: Dokumentacja związana z zatrudnieniem
Część B akt osobowych jest najobszerniejsza i zawiera dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika w danej firmie. Kluczowe dokumenty, które muszą się tu znaleźć, to: umowa o pracę lub akt mianowania, dokumenty potwierdzające posiadane przez pracownika kwalifikacje i uprawnienia (np. dyplomy, certyfikaty, prawo jazdy, jeśli jest wymagane do pracy), a także oświadczenia dotyczące warunków zatrudnienia, w tym informacje o rodzaju umowy, stanowisku, wynagrodzeniu i wymiarze czasu pracy. Niezbędne są także wszelkie zmiany dotyczące warunków pracy, takie jak aneksy do umowy, pisma o zmianie stanowiska, miejsca pracy, wynagrodzenia, a także pisma dotyczące urlopów, w tym wnioski urlopowe i udzielone pracownikowi zwolnienia od pracy. Ważne jest również gromadzenie dokumentów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika, w tym skierowań na szkolenia, dokumentów potwierdzających ich ukończenie, a także inne dokumenty związane z rozwojem zawodowym.
Część C akt osobowych: Dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy
Ta sekcja akt skupia się na dokumentach związanych z zakończeniem zatrudnienia pracownika. Tutaj gromadzone są przede wszystkim: oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę lub wygaśnięciu stosunku pracy, dokumenty dotyczące zwolnień z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, a także wszelkie dokumenty związane z rozliczeniem się pracownika z firmą (np. zwrot mienia służbowego). Kluczowym dokumentem w tej części jest świadectwo pracy, które pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Warto pamiętać, że świadectwo pracy zawiera informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach, a także o uzyskanych kwalifikacjach. Mogą tu również znaleźć się korespondencja z pracownikiem dotycząca ustania zatrudnienia, np. pisma związane z rozwiązaniem umowy za porozumieniem stron.
Część D akt osobowych: Dodatkowa dokumentacja
Część D akt osobowych jest przeznaczona na dokumentację, która nie ma bezpośredniego związku z zatrudnieniem, ale może być istotna z punktu widzenia prawnego lub administracyjnego. Mogą tu być gromadzone między innymi: oświadczenia dotyczące odpowiedzialności materialnej pracownika, przypomnienia o obowiązku szkoleniowym, dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości, a także inne dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Ważne jest, aby w tej części znalazły się również dokumenty dotyczące postępowań dyscyplinarnych, jeśli takie miały miejsce, wraz z ich rozstrzygnięciami. Mogą to być również wnioski pracownika o udostępnienie informacji z akt osobowych oraz odpowiedź pracodawcy.
Część E akt osobowych: Dokumentacja pracownicza w sprawach wynikających ze stosunku pracy
Ostatnia, piąta część akt osobowych zawiera dokumentację dotyczącą spraw pracowniczych, które nie mieszczą się w pozostałych kategoriach, ale są istotne dla pełnego obrazu relacji pracowniczej. Znajdują się tu między innymi: dokumenty związane z przyznawaniem nagród i wyróżnień, kary porządkowe, a także dokumenty dotyczące postępowań sądowych lub administracyjnych, w które zaangażowany był pracownik w związku ze stosunkiem pracy. Mogą tu być także gromadzone korespondencja pracownika skierowana do pracodawcy, która nie dotyczy bezpośrednio bieżących spraw związanych z zatrudnieniem, ale stanowi ważny element archiwum. Istotne jest, aby wszystkie dokumenty w tej części były odpowiednio opisane i datowane, co ułatwi ich późniejsze odnalezienie i interpretację.
Przechowywanie i udostępnianie akt osobowych
Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania akt osobowych przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło zakończenie stosunku pracy. Dokumentacja ta powinna być przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo, ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Dostęp do akt osobowych powinien być ograniczony do osób upoważnionych przez pracodawcę. Pracownik ma prawo wglądu do swoich akt osobowych w każdym czasie. W przypadku zakończenia działalności przez pracodawcę, akta osobowe powinny zostać przekazane do archiwum państwowego lub innej instytucji wskazanej w przepisach prawa. Prawidłowe prowadzenie akt osobowych jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także świadectwem profesjonalizmu i dbałości o dokumentację pracowniczą.
